Comment monter un projet événementiel ?

20Fév - by Damien - 0 - In Evénement

Monter un projet événementiel n’est pas une opération à laisser au hasard ! Il faut avoir un esprit logique et un moral d’acier.Plus la date de votre événement se rapproche, plus vous sentirez pressés Il faut être en confiance avec votre équipe et vos prestataires. Vous pouvez vous faire accompagner par un professionnel de production audiovisuelle, par exemple, etc.

Découvrez ici nos astuces et conseils pour réussir la création de votre événement.

Définir votre problématique

Pour commencer vous devez définir votre objectif, c’est-à-dire ce que vous souhaitez faire de cet événement ainsi que la cible et le public recherché. Vous devez également choisir le style d’événement, en tenant compte de ce qui existe déjà sur le marché (vos concurrents).

Lorsque vous arriviez à bien poser votre problématique, vous pourrez donc trouver les solutions à y apporter. Vous pouvez rédiger un briefing qui vous aidera à définir au mieux votre problématique. Ce document comporte tous les éléments important pour le positionnement de vos produits ou services sur le marché.

Vous pouvez vous faire accompagner par des professionnels de production événementielle qui pourront vous aider à réaliser le briefing, l’étude de marché, ou encore la part de marché de votre produit ou service.

Analyser l’environnement de votre entreprise

Cette étape vous permettra de replacer votre projet dans le cadre que vous allez définir. En effet, l’objectif est de repositionner votre entreprise, son évolution et son historique. Ainsi, vous vous pourrez connaitre les caractéristiques du marché, vos concurrents et la situation de votre société.

De plus, l’analyse de l’environnement vous permettra de définir précisément, les objectifs de la stratégie événementielle que vous désirez mettre en place.

Rechercher et mener des études sur l’événement

Pour réussir votre production événementielle, vous devrez ouvrir votre esprit à toutes les démarches pouvant être une source d’information ou un moyen de concrétisation de votre projet. Commencez par la recherche des réalisations existants et la collecte d’un maximum d’informations sur des événements similaires.

Vérifiez également les stratégies de communication de vos concurrents et analysez les réseaux sociaux ainsi que les influenceurs les plus sollicités. Vous pouvez également visualiser des vidéos liées à votre marque qui peuvent vous y aider.

Identifier le concept de votre évènement

Si c’est votre première production événementielle, il est important d’engager une équipe pour de brainstorming et de mise au point sur votre événement. Mettez un planning claire et concis afin de ne pas vous perdre dans vos réflexions. N’hésitez pas à tester votre produit ou service pour vous en inspirer. Vous pouvez dessiner, réaliser, concevoir et écrire… afin de trouver des choses créatives et originales.

Une fois que vous arriviez à identifier la bonne démarche, préparer une présentation du concept de votre événement afin de vous rappeler à nouveau des objectifs fixés au départ.

Maintenant, il ne vous reste qu’amener la création de votre événement à la réalité en étudiant tous les aspects et facteurs qui l’entourent.

Créer des plannings, rétro-plannings et organigramme

Cette étape constitue la charpente de votre événement. Vous devez en premier lieu, créer un organigramme qui vous aidera à suivre votre équipe de projet tout au long du processus de votre événement. Ensuite, vous devez mettre en place des rétro-plannings qui vous permettront d’avoir une meilleure vision sur l’organisation de votre événement dans le temps. Restez toujours logique dans la création de vos plannings.

Déterminer les budgets

Cette étape est fastidieuse, mais la plus importante ! En effet, vous devez définir les budgets à accorder pour votre production événementielle. Vous pouvez reprendre tous les éléments de votre étude et mettre un budget à chaque poste : les achats, les prestataires à embaucher, vos équipes engagées, les assurances, etc. N’oubliez pas les questions de sécurité, les droits de musiques, les coûts des plans B et des éléments techniques… Découvrez par la suite sur ce lien comment monter sa boite de production audiovisuelle !