Gestion cabinet médical : une permanence téléphonique médicale pour bien s’organiser

15Oct - by Damien - 0 - In Entreprise

La gestion d’un cabinet médical peut parfois être compliquée. Cette tâche peut prendre du temps. Des fois, les professionnels de la santé n’ont pas toujours les ressources nécessaires pour employer une secrétaire à temps plein dans leurs locaux. Dans ce cas, il est nécessaire pour eux d’optimiser l’organisation du cabinet afin de mieux se concentrer sur leur cœur de métier. D’autant plus qu’il s’agit de la gestion des relations avec les patients, la permanence téléphonique médicale constitue une solution à prendre en considération. Découvrez son mode de fonctionnement et ses avantages.

 Comment fonctionne une permanence téléphonique médicale ?

La permanence téléphonique médicale est une solution intéressante à considérer pour tous les professionnels de la santé : spécialistes, médecins généralistes, chirurgiens dentistes, pédiatres, radiologues… Cette pratique consiste à confier à un prestataire extérieur au cabinet la gestion d’un cabinet médical.

Très souvent, les prestations se concentrent particulièrement sur la gestion du secrétariat et surtout pour l’accueil téléphonique. Dans ce cas, une permanence téléphonique médicale est un service externalisé de secrétariat médical. Il est donc possible de confier cette mission à un télésecrétaire indépendant opérant depuis son domicile ou bien depuis un centre d’accueil téléphonique spécialisé dans le secrétariat médical.

Par ailleurs, le choix des formules dépend essentiellement de la taille et des besoins du cabinet en question. Pour un petit cabinet constitué de quelques médecins peut s’en sortir avec un seul secrétaire à distance. Par contre, il est préférable pour un laboratoire ou une clinique de se tourner vers un centre d’appels.

Quelles missions à confier à une permanence téléphonique médicale ?

Tout comme un secrétaire médical opérant en interne, un télésecrétaire ou bien un agent d’un centre d’appels spécialisés se chargent de différentes missions dans la réalisation de son travail. Il s’agit par exemple de :

  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des agendas
  • Réception des appels des patients ou bien des collaborateurs dans le domaine de la santé
  • Identification de la raison de l’appel
  • Transfert des appels urgents sur la ligne de téléphone personnelle du praticien
  • Consultation des agendas en ligne lors de la collaboration avec un centre d’appels de permanence téléphonique médicale
  • Réception des consignes du médecin ou du spécialiste

Les avantages apportés par une permanence téléphonique médicale

Une permanence téléphonique médicale a un impact positif sur la gestion d’un cabinet médical.

  • Une solution économique : généralement, les tarifs sont souvent réduits et transparents. Le devis est souvent présenté au préalable. Ce qui permet d’assurer une bonne gestion des factures et du budget de l’entreprise. Cette solution est plus économique qu’embaucher un secrétaire en interne.
  • Un gain de temps : l’externalisation de la permanence téléphonique médicale est un service flexible. Habituellement, l’agence prestataire collabore avec des secrétaires disponibles rapidement. Ils peuvent donc être en service en tout temps pour répondre aux besoins de la clientèle, notamment les patients. Dans ce cas, les médecins auront plus de temps libre pour se consacrer à leur cœur de métier sans aucun risque de perdre des clients ni de s’occuper de leur agenda. Ce qui fait gagner en productivité et en efficacité. Les appels seront tous traités grâce à un planning optimisé.
  • Une meilleure fidélisation de la patientèle : il est clair que l’externalisation de la permanence téléphonique est une solution intéressante pour garantir un service de haute qualité. L’accueil téléphonique est souvent convivial et personnalisé. Les patients seront satisfaits de cet aspect. Il faut dire que cette étape est précieuse. Premier contact avec les futurs patients, l’accueil doit être de qualité incluant certains critères tels que l’écoute, l’empathie, la gentillesse, la discrétion et le secret médical. Cela assurera la fidélisation de la patientèle. En plus de ce point, l’accueil reste un élément essentiel pour véhiculer l’image de marque du cabinet et du médecin traitant.

 

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